NIMA Integriteitscode – Inhoud

Van een professional in het commerciële domein mag worden verwacht dat hij of zij voldoende op de hoogte is van wat wel en niet mag. NIMA toetst dit basis-integriteitsniveau en heeft de belangrijkste onderwerpen vastgelegd in deze integriteitscode.  Deze NIMA Integriteitscode is een leidraad, en een uiting van kwaliteit voor NIMA-professionals. NIMA heeft deze code daarom onderdeel gemaakt van het lidmaatschap en hiervoor het Integer-logo ontwikkeld.

Inhoudsopgave

Inleiding

A. Algemeen

  1. Integriteit
  2. Verantwoordelijkheid
  3. NIMA Integer logo
  4. Begripsvorming

B. Tien gouden regels

  1. Wees transparant over uw werkzaamheden
  2. Vermijd belangenconflicten
  3. Ga terughoudend om met concurrentiegevoelige informatie
  4. Verzeker u van de juistheid van rapporten en verslagen
  5. Houd u aan de wet
  6. Ga zorgvuldig om met persoonsgegevens
  7. Respecteer de reclameregels
  8. Leef de Mededingingswet na
  9. Respecteer intellectueel eigendom
  10. Spreek andere professionals aan op hun verantwoordelijkheden

C. Toepasselijkheid en handhaving

  1. Voor wie geldt deze integriteitscode?
  2. Procedure behandeling overtredingen
  3. Sancties bij overtreding
  4. Samenstelling en benoeming Integriteitscommissie

 

Inleiding
Het commerciële domein van marketing, communicatie en sales bevindt zich in de volwassenheidsfase. Duizenden professionals met uiteenlopend niveau werken in dit vakgebied. Middels opleidingen en persoonscertificeringen kan iedereen zich op dit terrein bekwamen. Er is in Nederland een gezonde mores over wat juist en wat niet juist is. Daarnaast is er voor de bescherming van consumenten en bedrijven ruim voldoende wet en regelgeving. Van een professional in het commerciële domein mag worden verwacht dat hij of zij voldoende op de hoogte is van wat wel en niet mag. NIMA toetst dit basis-integriteitsniveau en heeft de belangrijkste onderwerpen vastgelegd in deze integriteitscode.

‘Integer zijn’; betrouwbaar, eerlijk, oprecht en niet omkoopbaar. Doen wat juist is. Dat kan alleen worden bereikt met een kritische houding en bewustwording. Zodat er eerlijk gehandeld wordt, er wederzijds vertrouwen ontstaat en er duurzame relaties kunnen worden opgebouwd. Wees daarom kritisch tegenover uw werkgever, klanten, andere professionals, maar bovenal: tegenover uw eigen gedrag. Door met z’n allen te handelen met integriteit, weerspiegelen we de waarden en de reputatie van ons vak en bevorderen we de kwaliteit en betrouwbaarheid van onze bedrijven.

Deze NIMA Integriteitscode is een leidraad, en een uiting van kwaliteit voor NIMA-professionals. NIMA heeft deze code daarom onderdeel gemaakt van het lidmaatschap en hiervoor het NIMA Integer-logo ontwikkeld.

In deel A treft u bepalingen aan over de twee pijlers van deze gedragscode: integriteit en verantwoordelijkheid. Deze pijlers zijn vertaald in 10 gouden gedragsregels, die u in deel B vindt. Tot slot bevat deel C bepalingen over de toepasselijkheid en handhaving van deze gedragscode.

Voor vragen of bezorgdheden neemt u contact op met f.vandam@nima.nl

 

A Algemeen

1 Integriteit
Zorg ervoor dat u deze gedragscode begrijpt. Informeer uzelf bovendien over specifieke gedragscodes of andere gedragslijnen die van toepassing zijn bij de uitoefening van uw beroep of op uw organisatie. Gebruik gezond verstand en vermijd elke schijn van strijdig gedrag. Denk na over uw daden en vraag om advies. Indien u twijfelt, stel uzelf dan de volgende vragen:

  • Strookt dit met de NIMA Integriteitscode of enig andere ethische code of gedragslijn?
  • Is wat ik doe ethisch correct?
  • Is wat ik doe wettelijk toegestaan?
  • Zou ik hierover in nieuwsmedia willen lezen?

Als het antwoord op één van deze vragen ‘nee’ is, doe het dan niet. Indien u onzeker bent, vraag om advies.

2 Verantwoordelijkheid
NIMA verwacht van iedere marketing-, communicatie- en salesprofessional een uitermate hoog gevoel van verantwoordelijkheid op integriteitskwesties. Elke professional verplicht zich om behulpzaam te zijn bij de uitvoering, naleving en toezicht op de uitvoering van deze gedragscode. Elk gebruik van de code waardoor schade wordt toegebracht aan de reputatie van het NIMA-beroepsregister en/of zijn organisatie, wordt beschouwd als een overtreding van deze code.

3 Het NIMA Integer logo
Om als NIMA Professional het ‘NIMA Integer logo’ te mogen voeren, bijvoorbeeld op uw profielpagina in het NIMA-register, verwachten wij dat u het NIMA Integriteitsexamen met goed gevolg heeft afgelegd. De houdbaarheid van de Integriteitstraining is drie jaar, daarna worden de integriteitsregels opnieuw getoetst. NIMA stelt ruim voldoende opleidingsmiddelen ter beschikking om een eventuele achterstand in kennis snel in te lopen.

B Tien gouden regels

1 Wees transparant over uw werkzaamheden

  1. Beschrijf uw opdrachten en werkzaamheden zo helder mogelijk. Geef daarbij indicaties van budget en doorlooptijd.
  2. Als u constateert dat het budget of de doorlooptijd af zullen wijken van uw indicaties, meld dit dan zo snel mogelijk.
  3. Baseer (kosten)ramingen en provisies altijd op uw beste beoordeling en onderbouw deze waar mogelijk met toepasselijke documentatie.
  4. Zet al uw kennis, kunde en knowhow in om uw werkzaamheden uit te voeren.
  5. Beroep u niet op kwalificaties, accreditaties of diploma’s als u deze niet (aantoonbaar) bezit.
  6. Wees altijd eerlijk over de ware aard van een door u te verrichten dienst.

2 Vermijd belangenconflicten

  1. Een belangenconflict doet zich voor als u bij uw dienstverlening een mogelijk (zakelijk of persoonlijk) voordeel kan behalen met het risico de belangen van uw klant/werkgever te schaden.
  2. Vermijd belangenconflicten (alsmede de schijn ervan) door integer en professioneel te handelen en het belang van de klant/werkgever altijd voorop te stellen. Behandel klanten/werkgevers in gelijke situaties gelijk. Als u twijfelt, stelt u zichzelf de volgende vragen:-Zou mijn persoonlijke/zakelijke belang dat van mijn klant/werkgever kunnen hinderen?
    -Zou het er voor anderen (binnen of buiten uw bedrijf) uit kunnen zien dat ik mijn eigen belang laat prevaleren boven dat van mijn klant/werkgever?

Het heeft in alle gevallen de voorkeur volledig transparant te zijn naar uw klant/werkgever en e.e.a. ook schriftelijk vast te leggen. Bent u niet zeker of er sprake is van (schijn van) een belangenconflict, neem dan contact op met een vertrouwenspersoon of jurist voor advies.

3. Indien uw werk inhoudt dat u een discretionaire bevoegdheid heeft om te handelen met bedrijven, dan mag u geen financiële belangen hebben in, of vergoedingen of andere voordelen vragen van, dat bedrijf.

4. U onthoudt zich van omkoping, d.w.z. met giften, diensten, relatiebeheer of beloften iemand aanzetten tot iets ongeoorloofds, om iets te doen of na te laten, met als gewenst resultaat het behalen van oneerlijke zakelijke voordelen. U zult zich ook niet laten omkopen. Wees bedacht op anti-omkopingwetgeving in andere landen, die op u van toepassing kan zijn. Raadpleeg zo nodig een jurist.

3 Ga terughoudend om met vertrouwelijke en/of concurrentiegevoelige informatie

1 U dient zorgvuldig om te gaan met vertrouwelijke of concurrentiegevoelige informatie die u ontvangt bij de uitoefening van uw werkzaamheden. Dit is uiteraard anders wanneer de informatie publiekelijk beschikbaar is, of in uw bezit is gekomen zonder dat iemand een op hem of haar rustende geheimhoudingsverplichting heeft geschonden, of als uw klant/werkgever u heeft ontslagen van een op u rustende geheimhoudingsverplichting.

2 Gebruik alleen legitieme en integere bronnen en methoden om concurrentiegevoelige informatie te verzamelen. Waak voor het rechtstreeks benaderen van concurrenten met het oog op het verkrijgen van strategische informatie, zoals informatie over voorgenomen marktgedrag. Verspreid dergelijke informatie over uw eigen klant/werkgever ook niet onder concurrenten van uw klant/werkgever, ook niet indien uw klant/werkgever daarmee heeft ingestemd.

3 Het is aanvaardbaar om concurrentiegevoelige informatie te verzamelen via bronnen die openbaar raadpleegbaar zijn. Denk aan:

  • publiekelijk beschikbare archieven bij overheidsagentschappen
  • gepubliceerde speeches van bedrijfsleiders
  • jaarverslagen
  • nieuws- en vakmedia
  • gegevens van uw klant/werkgever.

4 Naast het raadplegen van de bronnen genoemd in het vorige lid, is het soms niet toegestaan om derden (zoals bijv. leveranciers of afnemers) te benaderen met vragen over concurrenten of informatie te gebruiken die wordt aangebonden door derden. E.e.a. hangt af van het type informatie en de structuur van de betrokken markt. Raadpleeg zo nodig een jurist. Ga altijd integer en professioneel te werk. Belangrijk is bovendien dat u zich ervan verzekert dat het die derde niet contractueel of wettelijk verboden is om dergelijke informatie kenbaar te maken.

5 Mocht u ongevraagd strategische informatie van een concurrent ontvangen, stuur deze dan terug met daarbij de duidelijke (schriftelijke) mededeling dat u deze niet meer wenst te ontvangen en deel deze niet met anderen.

4 Verzeker u van de juistheid van rapporten en verslagen

  1. Uw klant/werkgever moet erop kunnen vertrouwen dat u alleen rapporten en verslagen gebruikt die volledig en juist zijn.
  2. Zorg ervoor dat een verslag of rapport altijd een juiste en waarheidsgetrouwe weergave is van de onderzochte situatie.
  3. Als u moet rapporteren aan een regelgevende autoriteit, zorg er dan voor dat deze rapporten volledig, eerlijk, correct, op tijd en begrijpelijk zijn.

5 Houd u aan de wet

  1. Houdt u zich bij de uitoefening van uw werkzaamheden aan deze NIMA Integriteitscode, de toepasselijke wetgeving, regels en (branche)voorschriften. Bedenk dat deze regels soms uit onverwachte hoek kunnen komen, bijv. als het gaat om garanties of aankoopfinanciering. Het voorgaande geldt uiteraard ook als u activiteiten in het buitenland ontplooit. Informeer u over branchespecifieke regelgeving en gedragscodes, in het bijzonder het PPP-online (Platform Promotional Products), de MOA-code (onderzoek en statistiek) en de DDMA-codes.
  2. Indien een bepaling van deze gedragscode in strijd is met van toepassing zijnde wetgeving, dan heeft de wetgeving voorrang.
  3. Als u niet zeker bent welke wetten op u van toepassing zijn, of als u van mening bent dat er een conflict zou kunnen zijn tussen verschillende van toepassing zijnde wetten, raadpleeg dan een jurist voordat u verder gaat. U kunt in deze situaties ook advies vragen bij NIMA.

6 Ga zorgvuldig om met persoonsgegevens

  1. Respecteer de persoonlijke levenssfeer van uw collega’s, zakelijke partners en klanten. Behandel persoonsgegevens op een behoorlijke en zorgvuldige manier en houd u aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens.
  2. Voorkom te allen tijde dat persoonsgegevens in handen van derden komen. Bewaar persoonsgegevens in een beveiligde omgeving en zorg ervoor dat alleen medewerkers die dat nodig hebben voor het uitvoeren van hun functie toegang tot de gegevens hebben. Zorg zo nodig voor de registratie van verzamelingen van persoonsgegevens bij het College Bescherming Persoonsgegevens.
  3. Verzamel en verwerk alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor uw dienstverlening en zorg ervoor dat diegenen die hun persoonlijke gegevens verstrekken daarvoor indien nodig hun toestemming verlenen en weten voor welk doel dat gebeurt. Waak ervoor dat deze gegevens niet zonder toestemming van betrokkenen voor andere doelen wordt gebruikt.
  4. Als u derden inschakelt voor het verwerken van persoonsgegevens, zorg dan altijd voor een schriftelijke vastlegging van de werkzaamheden waarvoor de gegevens gebruikt mogen worden.
  5. Zorg dat u op de hoogte bent van de relevante wet- en regelgeving uit de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

7 Respecteer de reclameregels

  1. Respecteer bij reclame-uitingen de reclameregels in wet en in (branche)voorschriften.
  2. Verleiden mag, misleiden niet. Bedenk dat een misleiding ook kan zijn gelegen in een omissie. Onthoud u van oneerlijke handelspraktijken.
  3. In klantcontact gedraagt u zich zoals van een professionele en toegewijde beroepsbeoefenaar verwacht mag worden.

Zorg dat u op de hoogte bent van de relevante wet- en regelgeving op het gebied van reclame en de Nederlandse Reclame Code (www.reclamecode.nl). Deze code geeft voorschriften waar alle reclame-uitingen (on- en offline) aan moeten voldoen, of deze nu worden ingezet voor commerciële, charitatieve of ideële doeleinden.

8 Leef de Mededingingswet na

  1. Leef de voor uw klant relevante mededingingswetten en regelingen na, ook in het buitenland. Handel niet op een wijze die tot doel of gevolg kan hebben dat de mededinging wordt beperkt of vervalst.
  2. Voor zover handelingen een grensoverschrijdend effect kunnen hebben dient u rekening te houden met het Europese mededingingsrecht. Binnen Europa lijkt het nationale mededingingsrecht sterk op elkaar, maar er zijn verschillen. Wees u ervan bewust dat de mededingingsregelgeving lang niet altijd even eenvoudig is. Sancties voor overtreding kunnen fors zijn. Een groot aantal bedrijven of klanten heeft hiervoor eigen interne compliance regelingen opgesteld, die ook per land weer kunnen afwijken. Informeer uzelf dus goed over de toepasselijke regels binnen de onderneming waarvoor u werkzaam bent, alsmede de toepasselijke mededingingsregelgeving voordat u activiteiten ontplooit.

9 Respecteer intellectueel eigendom

  1. Respecteer het intellectuele eigendom van derden. Eis van opdrachtnemers dat zij ook het intellectueel eigendom respecteren.
  2. Als u gebruik wenst te maken van uitingen die zijn ontwikkeld door een derde, zorg er dan voor dat u dit op een legitieme manier doet. Zorg bijvoorbeeld voor een licentie.
  3. Als u twijfelt over de vraag of er sprake is van een intellectueel eigendom of tot wie deze behoort, probeer dan in significante mate af te wijken van de uitingen van die derde of, als dat niet mogelijk is, neem dan contact op met de vermeende rechthebbende(n).
  4. Indien u in opdracht van een klant/werkgever een werk ontwikkelt waarop intellectueel eigendom rust, dan zult u medewerking verlenen om het intellectuele eigendom over te dragen aan deze klant/werkgever, tenzij u vooraf expliciet heeft medegedeeld dat u het intellectuele eigendom niet zult overdragen.

10 Spreek andere professionals aan op hun verantwoordelijkheden

  1. Ziet u dat een marketing-, communicatie- of salesprofessional handelt in strijd met deze NIMA Integriteitscode? Spreek de professional dan aan op zijn of haar gedrag. Overhandig zo nodig een kopie van de gedragscode. Zo geeft u uw vakgenoot de gelegenheid het gedrag te corrigeren. Neemt de professional uw bezorgdheid niet serieus? Neem dan contact op met zijn of haar leidinggevende of, in het uiterste geval, met NIMA (telefoonnummer 020 – 503 93 00 (of via www.nima.nl/nima-2/nima-integriteitscode).
  2. Voorkom valse beschuldigingen door uzelf altijd eerst te overtuigen van de juistheid van uw constatering. Win zo nodig nadere informatie in.
  3. Mocht uw constatering uiteindelijk leiden tot een officiële melding bij NIMA, dan bent u gehouden mee te werken aan een eventueel gedragscodeonderzoek en de vragen van de gedragscodeonderzoeker naar waarheid te beantwoorden.

C Toepasselijkheid en handhaving

1 Voor wie geldt deze NIMA Integriteitscode?

Deze gedragscode is bedoeld voor iedereen met een functie binnen het commercieel beroepenveld marketing, communicatie en sales. De code is bovendien verplicht gesteld voor iedereen die ingeschreven staat in het NIMA-register.

2 Procedure behandeling overtredingen

  1. Deze gedragscode wordt op een integere en professionele manier gehandhaafd door de Integriteitscommissie van NIMA.
  2. Iedere melding naar aanleiding van deze code wordt voorgelegd aan de (plaatsvervangend) voorzitter van de Integriteitscommissie. De voorzitter kan een melding terzijde leggen indien hij van mening is dat de Integriteitscommissie de melding niet verder in behandeling zal nemen of wanneer het niet om een Nederlandse situatie gaat.
  3. Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen, tenzij het feit waar de melding betrekking op heeft, heeft geleid tot maatschappelijke onrust of het aanzien en/of vertrouwen in de marketingsector is of wordt geschaad.
  4. De Integriteitscommissie onderzoekt de melding. Professionals tegen wie een onderzoek loopt in verband met een potentiële overtreding van deze code, zullen de mogelijkheid krijgen inhoudelijk verweer te voeren voordat de Integriteitscommissie de eindrapportage opstelt.
  5. De rapportage wordt door de Integriteitscommissie toegezonden aan het bestuur van NIMA en aan de professional op wie het onderzoek betrekking heeft.
  6. Het bestuur neemt naar aanleiding van de rapportage van de Integriteitscommissie een beslissing over de (vermeende) schending van deze code en legt zo nodig een sanctie op.
  7. Een overtreder kan krachtens het gewone verenigingsrecht bij het hoogste orgaan van de vereniging, de algemene vergadering, een herziening van het bestuursbesluit vragen. Dit geschiedt door een herzieningsverzoek in te dienen bij het NIMA-bestuur, welke het herzieningsverzoek zal agenderen op de eerstvolgende algemene vergadering.

3 Sancties bij overtreding

  1. Als het bestuur overeenkomstig het vorige artikel besluit dat sprake is van een overtreding van deze gedragscode, dan kan zij – afhankelijk van de aard en zwaarte van de overtreding – de volgende sancties opleggen:
  • lichte overtreding: interne waarschuwing;
  • zware overtreding: externe waarschuwing en verbod gebruikmaking NIMA Integerlogo voor een periode van maximaal twee jaar;
  • recidive van een overtreding waarvoor in de vijf daaraan voorafgaande jaren een sanctie door het NIMA-bestuur is opgelegd: schorsing van het NIMA Lidmaatschap en registerinschrijving voor een periode van maximaal vijf jaar.
  1. NIMA behoudt zich het recht voor om over externe waarschuwingen en schorsingen te communiceren met haar leden. NIMA zal hier echter altijd gepast mee omgaan.

4 Samenstelling en benoeming Integriteitscommissie

  1. De leden van de Integriteitscommissie worden op voordracht van het bestuur door de algemene vergadering benoemd voor een periode voor vijf jaar.
  2. De algemene vergadering benoemt tevens twee van de leden van de Integriteitscommissie tot respectievelijk voorzitter en plaatsvervangend voorzitter.
  3. NIMA zal voorzien in deskundige ondersteuning van de Integriteitscommissie.
  4. De (plv) voorzitter en leden van de Integriteitscommissie functioneren zonder last of ruggespraak en zullen onverwijld terugtreden indien zij persoonlijk dan wel zakelijk, al dan niet in de uitoefening van beroep of bedrijf, betrokken zijn of betrokken zijn geweest bij het feit waarover een melding heeft plaatsgevonden.

Tot slot

Het NIMA Bestuur zal deze gedragscode twee jaar na inwerkingtreding evalueren en daarna periodiek evalueren.

Deze gedragscode trad in werking op: 01-01-2016

Versie 2.0

Opgemaakt te Amsterdam, mei 2016

Deze code wordt ondersteund door:

WordPress Themes
X
X
X